Casos de uso por departamento

Las obligaciones aplicables no dependen del sector de actividad, sino de la finalidad concreta con la que se utiliza la inteligencia artificial. Un sistema de cribado de candidaturas está sujeto a las mismas exigencias en una empresa constructora que en una consultora.

Por esa razón organizamos los casos por departamento y por función, no por sector. Cada uno describe la situación, sus implicaciones y la forma de reconducirla.

Recursos humanos

Cribado automático de candidaturas

El caso: El software de selección ordena, puntúa o descarta candidaturas de forma automática. En una parte considerable de los casos la funcionalidad venía incorporada en el producto y no hubo una decisión expresa de activarla.
Lo que implica: Es uno de los ámbitos de mayor exigencia del Reglamento de IA. Cuando existe representación legal de los trabajadores, esta tiene derecho a conocer los parámetros y la lógica del algoritmo. Adicionalmente, una decisión automatizada que produzca efectos sobre una persona activa obligaciones específicas en materia de protección de datos.
Cómo se reconduce: Inventariar y clasificar el sistema. Confirmar con el proveedor su funcionamiento real. Introducir revisión humana efectiva, no meramente formal. Informar a la plantilla y a su representación. Documentar la evaluación de impacto correspondiente.
Servicios: Diagnóstico de gobernanza · Evaluaciones EIPD y FRIA · Due diligence de proveedores

Recursos humanos

Evaluación del desempeño y decisiones de promoción

El caso: Herramientas que puntúan productividad, asignan tareas o aportan información a decisiones de promoción o de asignación de objetivos.
Lo que implica: Afecta a derechos laborales y a decisiones sobre personas. La información a la plantilla sobre el uso de estos sistemas no es una decisión discrecional de la organización.
Cómo se reconduce: Delimitar por escrito qué determina la herramienta y qué corresponde a una decisión humana. Documentar los criterios aplicados. Informar a las personas afectadas y establecer una vía de revisión.
Servicios: Validación de casos de uso · Evaluaciones EIPD y FRIA

Marketing y comunicación

Contenido publicitario generado con IA

El caso: Producción de imágenes, textos o piezas audiovisuales con herramientas de IA para campañas, catálogos o redes sociales.
Lo que implica: Las obligaciones de transparencia ya resultan exigibles. El riesgo de propiedad intelectual no suele situarse en la pieza final sino en los materiales de referencia empleados para generarla. Además, la cadena de cesión de derechos entre productora, agencia y anunciante se interrumpe con frecuencia.
Cómo se reconduce: Revisar el flujo de producción completo. Verificar licencias y titularidad de los resultados. Definir el etiquetado y la trazabilidad técnica. Emitir dictamen antes de la publicación.
Servicios: Dictamen sobre contenidos
Herramienta: Image Provenance Lab

Marketing y comunicación

Asistente conversacional de atención al cliente

El caso: Un sistema conversacional atiende consultas, gestiona incidencias o cualifica clientes potenciales.
Lo que implica: Existe obligación de informar a la persona de que está interactuando con un sistema de IA. Adicionalmente, conviene tener determinado qué puede afirmar o comprometer el sistema y quién responde de ello cuando se produce un error.
Cómo se reconduce: Incorporar el aviso de interacción con IA. Definir por escrito los límites de lo que puede afirmar o comprometer. Establecer una vía de derivación a persona. Conservar registro de las conversaciones y revisarlas periódicamente.
Servicios: Validación de casos de uso · Gestión responsable de la IA agéntica

Legal y administración

Documentos de clientes en herramientas de acceso público

El caso: Contratos, informes, expedientes o nóminas introducidos en herramientas de IA de acceso público para resumirlos o extraer información.
Lo que implica: Supone una comunicación de datos personales sin base jurídica ni control sobre su tratamiento posterior, con posibilidad de que se utilicen para entrenar el modelo, y afecta al deber de confidencialidad profesional.
Cómo se reconduce: La prohibición sin alternativa no resulta eficaz. Es preferible habilitar una herramienta aprobada con condiciones revisadas, establecer la protección previa de la información sensible como paso obligatorio y formar al equipo sobre qué tipo de documentación puede procesarse.
Servicios: Due diligence de proveedores · AI literacy y formación
Herramienta: AIA SafeDocs

Gestión documental

Carga de documentación completa en asistentes de IA

El caso: Se cargan informes, presupuestos o expedientes completos en un asistente para consultarlos o resumirlos.
Lo que implica: El envío incluye más información de la que el usuario percibe: metadatos, comentarios ocultos, control de cambios, versiones anteriores y, en ocasiones, datos de terceros contenidos en el mismo archivo.
Cómo se reconduce: Convertir el documento a texto limpio antes del envío, de modo que pueda verificarse su contenido real. Determinar qué tipos documentales pueden procesarse externamente. Registrar los envíos realizados.
Servicios: Gestión responsable de la IA agéntica
Herramienta: Convertidor a Markdown

Operaciones y sistemas

Herramientas contratadas sin control central

El caso: Cada departamento contrata las herramientas que necesita. Su existencia se conoce a través de la facturación, no del inventario.
Lo que implica: No es posible proteger, negociar ni auditar aquello cuya existencia se desconoce. En la mayoría de los casos se detectan además duplicidades y planes sobredimensionados respecto del uso real.
Cómo se reconduce: Realizar la detección por departamentos y sin carácter sancionador. Elaborar el inventario, consolidar licencias y establecer un procedimiento de alta con plazo de respuesta conocido.
Servicios: Diagnóstico de gobernanza · Inventario y validación de casos de uso

Operaciones y sistemas

Agentes que ejecutan acciones sin supervisión directa

El caso: Automatizaciones que acceden al correo, operan sobre sistemas internos, generan pedidos o responden comunicaciones de forma autónoma.
Lo que implica: Es el uso que crece con mayor rapidez y sobre el que existe menos control efectivo. Un agente con instrucciones mal delimitadas no produce un error aislado, sino una secuencia de errores en poco tiempo y sin supervisión.
Cómo se reconduce: Delimitar por escrito qué acciones puede ejecutar y cuáles no. Establecer límites de actuación, puntos de supervisión humana y registro completo de lo ejecutado.
Servicios: Gestión responsable de la IA agéntica

Dirección y comercial

Cuestionarios de cliente y pliegos de licitación

El caso: Un cliente o un pliego solicita información sobre el uso de IA en la prestación del servicio y sobre los controles aplicados.
Lo que implica: Sin evidencias documentales no se supera el filtro. Conviene además tener presente que una respuesta que afirme más de lo que se puede acreditar genera una obligación adicional.
Cómo se reconduce: Mantener un expediente de cumplimiento actualizado, con respuestas tipo revisadas jurídicamente y evidencias adjuntables en plazo breve.
Servicios: Respuesta a cuestionarios y licitaciones · Oficina de IA

Sector público

Comunicación institucional con IA generativa

El caso: Una administración o entidad del sector público produce piezas audiovisuales o gráficas con herramientas de IA.
Lo que implica: Cuando el emisor es una administración y el asunto es de interés general, el nivel de transparencia exigible es superior. Concurren además obligaciones de contratación pública y de accesibilidad.
Cómo se reconduce: Clasificar la pieza según las obligaciones aplicables, definir el etiquetado visible y el marcado técnico, y documentar la cadena de aprobación interna.
Servicios: Dictamen sobre contenidos
Herramienta: Image Provenance Lab